Jak weryfikować rezultaty szkoleń

To było dobre szkolenie. Czy aby na pewno?

Poszkoleniowe odczucia i relacje bywają niezwykle zróżnicowane. Jedni uczestnicy są zadowoleni – oderwali się od rutyny pracy, zdobyli wiedzę. Inni narzekają na zbyt szybki tryb przekazywania wiedzy, jeszcze inni na zbyt mało ćwiczeń praktycznych. Komuś nie odpowiadało towarzystwo, komuś ... tembr głosu trenera, komuś innemu ... jedzenie serwowane w przerwach. A przecież wiadomo – nie ma szkoleń idealnych. Jest jednak kilka podstawowych warunków, jakie powinno spełnić każde, dobrze przeprowadzone. Eksperci są zgodni – podstawą jest, aby zrealizowane zostały postawione w momencie zamawiania szkolenia cele.
– Program szkolenia powinien zostać w całości zrealizowany. Materiały szkoleniowe powinny zawierać praktyczne narzędzia i procedury, które będą wykorzystane zarówno podczas szkolenia jak również będą stanowić cenną pomoc po jego zakończeniu. Organizacja powinna przebiegać bez zarzutu – wylicza Marta Głowala, Dyrektor Zarządzający w zajmującej się m.in. szkoleniami firmie InfoBizTech.

Zakładając, że każde szkolenie ma przede wszystkim na celu poprawę sytuacji w firmie, pod koniec procesu szkoleniowego powinniśmy zatem „na horyzoncie” dostrzegać już sygnały nadchodzących zmian.
– Modelem, który pomaga w identyfikacji i eliminacji barier utrudniających pracownikom efektywne wykonywanie pracy jest Human Performance Improvement (HPI). Kolejnymi krokami w tym modelu są: analiza biznesowa pozwalająca określić nasz cel biznesowy; analiza efektywności która poprzez porównanie stanu pożądanego z rzeczywistym pozwala zdiagnozować lukę, czyli poziom rozbieżności; analiza przyczyn czyli wskazanie faktycznego źródła problemu; wybór rozwiązania; realizacja działań rozwojowych, a w końcu ocena rezultatów. Prawidłowe zastosowanie tego modelu daje gwarancję wyznaczenia i osiągnięcia właściwego celu i rezultatów szkolenia, a także każdego innego działania rozwojowego w firmie – podpowiada  Aleksandra Berg-Koza, Kierownik Sekcji Zespołu Instrumentów Szkoleniowych w Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

Ewoluować i ewaluować.

W czasach, gdy coraz większą karierę robi pojęcie life long learning (uczenie się przez całe życie), a wola poszerzania wiedzy i umiejętności staje się koniecznością, każdy z nas musi wciąż pracować nad sobą. Praca ta, nie dość że nieustanna, powinna być przede wszystkim efektywna. Właśnie w tym momencie pojawia się pojęcie ewaluacji – znane niemal wszystkim uczestnikom szkoleń. Zgodnie ze słownikową definicją jest to „systematyczne badanie wartości albo cech konkretnego programu, planu, działania bądź obiektu z punktu widzenia przyjętych kryteriów, w celu jego usprawnienia, rozwoju lub lepszego zrozumienia”. Według ekspertów ewaluacja szkolenia jest równie istotna, jak jego wcześniejsze przygotowanie.
– Dokonanie oceny rezultatów każdego przedsięwzięcia rozwojowego jest immanentną częścią modelu HPI. Każde szkolenie realizowane jest w jakimś celu. Bez weryfikacji rezultatów nie poznamy odpowiedzi na pytanie czy projekt szkoleniowy się powiódł i w jaki sposób wpłynął na efektywność pracowników i cele biznesowe firmy. Czy przedsiębiorstwa stać na taką rozrzutność by inwestować w pracowników bez sprawdzenia czy inwestycja się zwróciła? – pyta retorycznie Aleksandra Berg-Koza.. Odpowiedź jest oczywista – nieudane i niezweryfikowane szkolenie nie leży w interesie nikogo.

– Weryfikacja rezultatów szkolenia jest bardzo ważna zarówno z punktu widzenia samego uczestnika szkolenia, pracodawcy, jak również firmy szkoleniowej. Wszyscy oczekują, że zasób wiedzy i zakres kompetencji pracownika uczestniczącego w szkoleniu wzrośnie i każda ze stron osiągnie zamierzone cele. Pracodawca będzie czuł, że zainwestował słusznie w szkolenie pracownika. Pracownik będzie miał świadomość, że czas poświęcony na szkolenie był dobrze wykorzystany, a zdobyta wiedza ułatwi mu pracę. Firma szkoleniowa pozyska zadowolonego klienta. – podsumowuje Marta Głowala.

Trenerzy – do raportu

Jak w praktyce wygląda taki proces i kiedy powinien nastąpić? Już przed podjęciem decyzji o doborze firmy szkoleniowej przedsiębiorca powinien się zorientować, czy przygotowuje ona ankiety ewaluacyjne. Na zakończenie szkolenia trener powinien przedstawić tzw. raport poszkoleniowy i wskazać dalsze obszary  do „przepracowania” z uczestniczącymi w szkoleniu pracownikami. Istnieją procedury, które ujednolicają przebieg dobrze przeprowadzonej ewaluacji:
– Podstawowym celem większości szkoleń jest zwiększenie wiedzy z danej dziedziny. Najlepszym narzędziem ułatwiającym weryfikację tego celu jest przeprowadzenie testów kompetencyjnych tzn. testu wstępnego i testu końcowego. Sprawdzamy stan wiedzy uczestnika szkolenia na „wejściu” i „wyjściu”. Cennym źródłem informacji jest także przeprowadzenie na zakończenie szkolenia sesji podsumowującej. Prowadzi ją trener wspólnie z uczestnikami szkolenia. Jest to zazwyczaj otwarta dyskusja. Musimy pamiętać jednak, że nie każdy z uczestników chce wyrażać swoje opinie publicznie. Wówczas możemy przeprowadzić ankietę ewaluacyjną która może być anonimowa. Ankiety ewaluacyjne mają za zadanie ocenić organizację szkolenia, trenera prowadzącego, materiał szkoleniowy, czy w końcu zgodność z oczekiwaniami uczestników, czyli efekty szkolenia. Ostatnim etapem, ale najtrudniejszym w ocenie rezultatów szkolenia jest ocena wpływu szkolenia na pracę zawodową jego uczestników. Taka ocena powinna być przeprowadzona kilka miesięcy po szkoleniu i również może mieć formę ankiety –  wyjaśnia Marta Głowala z InfoBizTech.
Szczegółowy przebieg procesu weryfikacji rezultatów szkoleń zależeć może także od branży i typu szkolenia. Jeśli było ono specjalistyczne, a nam zależy na dokładnych wynikach – można je uzyskać za pomocą bardziej złożonej ewaluacji.

– Najbardziej znanym i powszechnie stosowanym modelem ewaluacji szkoleń jest model Kirkpatricka. Zakłada on cztery poziomy oceny szkolenia. Pierwszy to poziom reakcji, na którym badamy zadowolenie uczestników ze szkolenia – ocena ta prowadzona jest bezpośrednio po zakończeniu szkolenia za pomocą ankiety. Drugi to poziom wiedzy – oceniamy zarówno wiedzę merytoryczną jak i umiejętności nabyte przez uczestników szkolenia. Badanie to odbywa się zazwyczaj przy pomocy przed- i poszkoleniowych testów. Trzeci to poziom zachowań – oceniamy zmianę w zachowaniu uczestnika szkolenia w miejscu pracy. Na tym poziomie wachlarz narzędzi badawczych jest bardzo szeroki, może to być np. obserwacja w miejscu pracy, tajemniczy klient, ocena 360%, wywiady strukturyzowane z klientami, podwładnymi, przełożonymi i współpracownikami. Aby udało nam się zmierzyć zmianę, pomiaru dokonujemy przed i po szkoleniu. Czwarty to poziom rezultatu dla organizacji – oceniamy długofalowe efekty szkolenia i jego wpływ na cele biznesowe organizacji. Ocena ta polega na porównaniu kosztów szkolenia poniesionych przez firmę z zyskami jakie dzięki niemu osiągnęła. Do tego typu pomiarów służy między innymi wskaźnik stopy zwrotu z inwestycji ROI. Pomocne są tu dane statystyczne takiej jak spadek poziomu kosztów, wzrost poziomu zysków, poprawa jakości, spadek reklamacji, zmniejszenie rotacji pracowników, pozyskanie nowych klientów itp. Badanie na tym poziomie przeprowadzane jest zazwyczaj w okresie 6 do 12 miesięcy po zakończeniu szkolenia. – radzi  Aleksandra Berg-Koza z PARP.  
Ostateczna nauka jaką każdy wyniesie z dobrze przeprowadzonego szkolenia firmowego jest zazwyczaj taka sama – naprawdę warto wciąż się dokształcać, bo przynosi to wymierne i co najważniejsze – możliwe do zweryfikowania –  rezultaty.

Patrycja Kaleta

Polecamy lekturę uzupełniającą

Motywowanie w przedsiębiorstwie

Jeśli przedsiębiorstwo ma osiągnąć zamierzone cele, każdy kierownik musi przydzielać podległym pracownikom zadania odpowiednie do ich kwalifikacji i umiejętności. To jednak nie wystarczy. Swoim działaniem powinien także wyzwolić wolę i chęć działania pracowników, powinien kształtować pożądane przez niego ich zachowania i postawy. Sukces zależy tu od tego, czy zna mechanizmy motywowania, jakie posiada i jakich używa środków i narzędzi motywowania, czy potrafi stosować je w zależności od sytuacji. Niniejsza książka systematyzuje wiedzę praktyczną na ten temat; również; w obliczu zmian spowodowanych wprowadzaniem nowoczesnych technologii.