Jak wybrać dobrą firmę szkoleniową, dobre szkolenie?

Krok pierwszy – wybór dobrej firmy

 „Kilka tysięcy firm szkoleniowych, gąszcz informacji, brak możliwości weryfikacji ofert to realia firm pragnących szkolić swoich pracowników. Dokonanie właściwego wyboru nie jest rzeczą łatwą dla decydenta ani sytuacją komfortową dla firmy szkolącej” – czytamy w preambule tzw. Kodeksu Dobrych Praktyk przygotowanego przez Polską Izbę Firm Szkoleniowych. Według raportu „Rynek usług szkoleniowych w 2008 i 2009 roku”, przeprowadzonego przez firmę Millward Brown/SMG KRC na zlecenie Altkom Akademii, duże i średnie firmy zazwyczaj posiadają w swoich budżetach środki zarezerwowane na szkolenia, podczas gdy małe firmy skłonne są raczej inwestować w edukację pracowników na bieżąco, gdy okazuje się to konieczne. Tym bardziej ważne okazuje się wtedy dokonanie właściwej decyzji.
– W dużej mierze referencje są głównym kierunkowskazem. Powinniśmy zwrócić uwagę, czy  usługi wykonywane są jednorazowo, czy klienci powracają do firmy szkoleniowej, czy szkolenia otwarte się powtarzają i jak często. To oczywiste, że nikt nie chce kupować przysłowiowego „kota w worku”. W moim przekonaniu dobrze jest się dowiedzieć, jakie są referencje trenera, który ma prowadzić dla nas szkolenie. Ale nie powinna to być jedyna wytyczna, według której dokonamy wyboru. Często, oprócz oczywistych przesłanek, liczą się drobne kwestie, jak chociażby pierwszy kontakt z firmą szkoleniową, sposób w jaki się z nami kontaktuje. Firmy szkoleniowe należą do specyficznej branży, w której szczególnego określenia nabiera powiedzenie "klient nasz Pan". Powodzenie szkolenia zależy od tego, w jakim stopniu eksperci firmy szkoleniowej będą chcieli poznać nas, sposób funkcjonowania firmy, czy jej problemy i potrzeby, na które dane szkolenie ma stać się odpowiedzią – uważa Magdalena Grabowska, specjalista ds. szkoleń w firmie Collect Consulting.

– Najprostszym i najlepszym sposobem na wybór firmy szkoleniowej, która zagwarantuje nam osiągnięcie oczekiwanych efektów jest skorzystanie z własnego doświadczenia – radzi Aleksandra Berg-Koza, kierownik Sekcji Zespołu Instrumentów Szkoleniowych w Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości – Jeśli w firmie funkcjonuje dobrze zorganizowany dział zarządzania zasobami ludzkimi to właśnie tam zgromadzona będzie wiedza dotycząca wszystkich przeprowadzonych w firmie szkoleń, opinii uczestników na ich temat, rezultatów szkoleń i ich przełożenia na wyniki firmy. Jeśli nie mamy takiego doświadczenia, pozostaje nam zasięgnięcie opinii zaprzyjaźnionych firm, poszukiwanie informacji na portalach internetowych, forach dyskusyjnych oraz uważne studiowanie ofert. Dzięki tym informacjom, wspartym dodatkowo o referencje dotychczasowych klientów interesujących nas firm szkoleniowych, możemy stworzyć „krótką listę” firm, które następnie zaprosimy na rozmowę. Tych kilku wybrańców powinniśmy poprosić o przeprowadzenie krótkiej próbki szkolenia lub przedstawienie materiałów szkoleniowych i praktycznych przykładów zajęć – dodaje.
Taka próbka szkolenia czy rozmowa, powinny dać nam już pewne wyobrażenie na temat funkcjonowania wstępnie wybranej firmy. Pozwolą bowiem dostrzec, czy, zgodnie z wymaganiami Kodeksu Dobrych Praktyk, firma m.in. rzetelnie informuje o sobie, przedstawia metodologię działania dobraną do rodzaju usługi, starannie dobiera trenerów o kompetencjach adekwatnych do potrzeb zleceniodawcy, rzetelnie przedstawia klientowi warunki wykonania usługi itp.

Krok drugi – wybór właściwego szkolenia

W preambule Kodeksu Dobrych Praktyk Polskiej Izby Firm Szkoleniowych znajdziemy także opis „szkolenia idealnego”. Głosi ona, iż: „Nowoczesne szkolenie posługuje się metodami aktywnymi, opiera na profesjonalnych materiałach, odpowiada na realne potrzeby osób i organizacji. Prowadzący szkolenia muszą mieć zarówno wiedzę ekspercką, jak i umiejętność uczenia oraz inspirowania uczestników do stosowania zdobytej wiedzy i umiejętności w praktyce. Muszą umieć tworzyć sytuację, w której uczestnicy analizują, eksperymentują, doświadczają, rozwiązują problemy i motywują się. Celem szkolenia jest doprowadzenie do zrozumienia, albo wyćwiczenia nowych umiejętności oraz inspiracja do zmiany”. Tyle teoria, w praktyce okazuje się, że dla większości przedsiębiorców szkoleniem idealnym jest takie, które w konsekwencji przynosi jak najbardziej realne zyski. Z badania Millward Brown/SMG KRC dla Altkom Akademii wynika, że przedsiębiorcy najchętniej wybierają szkolenia z umiejętności sprzedażowych, komunikacji, technik negocjacyjnych, bankowości, finansów księgowości, a także informatyczne szkolenia dotyczące m.in. bezpieczeństwa zasobów informatycznych i technik programowania. W tych zakresach tematycznych szczególnie ważne jest, aby szkolenie przygotowane zostało rzetelnie. Wszelkie „wpadki” mogą bowiem skutkować w przyszłości dotkliwymi stratami. Dlatego przed ostatecznym wyborem szkolenia warto się dobrze zastanowić. Najlepiej zadać sobie, i to nie raz, pytanie: „Czy to właściwa droga?”.

– Najgorsze szkolenia to takie, których nie potrzebujemy. Pamiętajmy, że problem, z którym boryka się firma nie zawsze wynika z niskich kompetencji, braku wiedzy czy doświadczenia pracowników. Dobra firma szkoleniowa zanim przystąpi do realizacji projektu przeprowadza diagnozę sytuacji problemowej. Celem rozwoju pracowników jest podnoszenie ich efektywności zawodowej, której wysoki poziom wpływa na wyniki osiągane przez przedsiębiorstwo. Aby osiągnąć wysoką efektywność pracownicy potrzebują zasobów, czyli narzędzi pracy; struktury organizacyjnej i opisu procesów biznesowych; informacji dotyczących standardów pracy i oczekiwań względem ich pracy; wiedzy i kompetencji; motywacji oraz poczucia równowagi między życiem zawodowym, a prywatnym. Najlepszą odpowiedzią np. na problem spadku sprzedaży nie zawsze jest szkolenie. Firma szkoleniowa przeprowadzając diagnozę problemu powinna zbadać, który z wyżej wymienionych obszarów wymaga poprawy. Może się bowiem okazać, że źródłem problemu nie są niskie kompetencje sprzedawców, lecz zły system motywacyjny, brak wzorców prawidłowej obsługi klienta, zła organizacja pracy czy brak informatycznego systemu obsługi dostaw. Nawet najlepsze szkolenie z technik sprzedaży nie pomoże, jeśli przyczyna niskiej sprzedaży tkwi w którymś z powyższych obszarów – przestrzega Aleksandra Berg-Koza z PARP.

Uwaga na pułapki!

Na wielu forach internetowych i w trakcie różnorakich rozmów biznesowych natknąć się można na relacje przedsiębiorców, którzy niezadowoleni bywają ze współpracy z firmami szkoleniowymi i narzekają na znikome efekty szkoleń. Nie zawsze wina musi leżeć po stronie zleceniobiorcy. Czasem chybione szkolenie jest rezultatem złego rozpoznania własnych potrzeb lub efektem kilku błędnych decyzji wewnątrz szkolonego przedsiębiorstwa. Bywa jednak i tak, że to firma szkoleniowa okazuje się głównym winowajcą. Aleksandra Berg-Koza uważa, że można taką sytuację przewidzieć, obserwując zleceniobiorcę uważnie od początku:
– Kluczowe powinny być informacje jakie uzyskamy podczas rozmowy. Poważna firma szkoleniowa przyjdzie na taką rozmowę przygotowana. Co to znaczy? Będzie przynajmniej pobieżnie zorientowana z jakim klientem ma do czynienia, jakie są problemy branży, w której działa klient. Dobra firma szkoleniowa nie zadowoli się deklaracją klienta co do potrzeby przeprowadzenia konkretnego szkolenia. Będzie zainteresowana dokonaniem analizy problemu biznesowego i potrzeb szkoleniowych, tak aby stwierdzić czy i jakie szkolenie będzie stanowiło remedium na kłopoty, z którymi boryka się klient. Powszechną praktyką stosowaną wśród renomowanych firm szkoleniowych jest również prowadzenie ewaluacji szkolenia i przedstawienie klientowi raportu poszkoleniowego opisującego przebieg szkolenia i dającego rekomendacje dalszych działań – radzi.

– Bywają złe szkolenia, w które nie warto inwestować – przyznaje Magdalena Grabowska, podkreślając, że ważny jest nie tylko dobór odpowiedniej tematyki szkolenia, ale i jego jakości: – Dlatego zawsze warto skontaktować się z firmą szkoleniową lub trenerem celem otrzymania szczegółowych informacji, jeszcze zanim podejmie się decyzję o udziale w szkoleniu na podstawie agendy, czy ceny szkolenia. Dobrze jest wyczuć, czy tematyka szkolenia dotyka realnie występujących problemów w danej dziedzinie. Może to pośrednio wskazywać, czy trener jest również praktykiem, z doświadczeniem zawodowym w temacie szkolenia, czy jedynie wykłada wyuczoną wiedzę. Tak więc im więcej szczegółowych informacji zawiera program, tym lepiej. Wystrzegajmy się sloganowych agend. Sygnałem ostrzegawczym może stać się również niska cena szkolenia. Doświadczeni eksperci w danej dziedzinie, nie schodzą poniżej pewnego pułapu cenowego. Jeżeli więc cena jest bardzo niska, oznacza to, że firma szkoleniowa musiała na czymś zaoszczędzić. Mogła to być oprawa organizacyjna szkolenia, gorzej jednak, jeżeli ucierpiała na tym jego strona merytoryczna – wyjaśnia. Przedstawicielka Collect Consulting także kładzie nacisk na zagadnienie tzw. ewaluacji szkolenia:
–  Dobrze jest, jeżeli firma oferuje również analizę poszkoleniową, czy ocenę efektywności szkolenia. Może to oznaczać, że nie boi się ukazania efektu szkolenia i przyznania faktu, że jedno szkolenie nigdy nie zdziała cudu, a pracownicy muszą stale podnosić kwalifikacje na wciąż zmieniającym się rynku – podsumowuje.

Patrycja Kaleta

Polecamy lekturę uzupełniającą:

Planowanie strategiczne w nowoczesnej firmie

Planowanie strategiczne to dzisiaj kluczowa funkcja zarządzania. Menedżerowie muszą posiąść umiejętność przewidywania przyszłej pozycji firmy, brać pod uwagę różne opcje rozwoju, identyfikować zewnętrzne i wewnętrzne czynniki sukcesu, umieć oceniać i ograniczać ryzyko, a także przedsiębiorcze wykorzystywać szansę. Dostosowywanie się do zmian zewnętrznych wymaga jasnego określenia perspektyw rozwoju firmy w sposób zintegrowany z podmiotami w otoczeniu oraz odpowiednich koncepcji zarządzania opartych na wizji przyszłości. Takie podejście da funkcjonowania i rozwoju nowoczesnego przedsiębiorstwa zostało zaprezentowane w niniejszej książce.