Lekcje motywacji

Motywacja to mechanizm psychologiczny, który daje siłę do działania. Będąc szefem warto poszerzyć wiedzę na ten temat, by wiedzieć, jak zwiększyć efektywność pracowników.

Dobry szef powinien umieć stymulować swoich pracowników tak, by zwiększać ich motywację. Dlaczego jednak przedsiębiorcy powinno zależeć na tym, by jego pracownik był odpowiednio zmotywowany?
– Pracodawca powinien być świadomy tego, że warto jest inwestować w ludzi. A ponieważ praca, jaką wykonują zatrudnione w jego firmie osoby zależy od poziomu motywacji, powinno mu bardzo zależeć na utrzymaniu tego zaangażowania – przyznaje Agnieszka Migdalska z biura karier GWSH. – Jeśli pracownik widzi sens swojej pracy to jego działanie przekłada się na zysk pracodawcy. Dobrze zmotywowany człowiek jest np. w stanie zostać po godzinach, aby wykonać swoje zadanie czy lepiej zorganizuje sobie czas pracy – dodaje.

Motywacja jest zatem czynnikiem zwiększającym efektywność pracy. Jednak zależność między motywacją a efektywnością nie jest tak prosta, jak mogłoby się pozornie wydawać. Wzrost motywacji tylko do pewnego stopnia powoduje wzrost efektywności działań podwładnych. Tylko przy średnim poziomie motywacji zadanie zlecone pracownikowi zostanie wykonane najlepiej. Przy zbyt niskim poziomie motywacji człowiek nie ma wystarczających powodów, by wykonać zadanie, natomiast zbyt silne bodźce motywujące mogą utrudniać wykonywanie pracy i paraliżować działania pracownika.

Pracodawca powinien zatem umieć znaleźć ów złoty środek. Odpowiednio dobrane narzędzia motywujące spowodują, że pracownik będzie wykonywał swoją pracę na najwyższym poziomie zaangażowania.
– Dla pracodawcy powinna być ważna motywacja jego pracownika. To nie podlega dyskusji – zmotywowany pracownik po prostu lepiej pracuje. Argumentów jest zresztą mnóstwo – przyznaje Agnieszka Migdalska. – Gdy osoba zatrudniona będzie widziała korzyści dla siebie w wykonywaniu danej pracy, to jej działania przełożą się na korzyści dla pracodawcy.

Sposobów motywacji jest jednak wiele i warto się z nimi zapoznać, by wybrać ten najskuteczniejszy.

Motywacja to zbiór elementów

Skuteczna motywacja pracowników powinna uwzględniać kilka aspektów: oczekiwania pracowników, poczucie celowości pracy, potrzeby pozapłacowe oraz system nagradzania i karania.

Celowość pracy

Najważniejsze w tym aspekcie jest wyeksponowanie związku przyczynowo-skutkowego między wysiłkiem, jaki w swoją pracę wkłada pracownik, a jego wynagrodzeniem. Zachwianie tego związku obniża motywację pracownika. Każdy z zatrudnionych powinien zatem wiedzieć, że jego wysiłek i efekt pracy zostanie oceniony przez kierownika, a także być przekonany o tym, że taką samą miarę jego przełożony zastosuje wobec innych.

Poczucie sprawiedliwości w pracy to nadal niedoceniany aspekt w naszym kraju. Powinno ono odnosić się do wszystkich kwestii funkcjonowania pracownika w firmie – pozycji, stanowiska, nagród i pochwał. Zwiększa ono także poczucie wspólnoty w grupie pracowników i polepsza współpracę. A to przecież jeden z trzech najważniejszych elementów ludzkiej motywacji. – Dużą motywacją jest poczucie sensu wykonywanej pracy, dzięki niemu pracownik odczuwa swoje istnienie w firmie. Stopień zmotywowania w dużej mierze zależy właśnie od poczucia sensu i celowości wykonywanej pracy – uważa Agnieszka Migdalska.

W tym aspekcie liczy się również informacja, którą pracownik otrzymuje na temat swojej pracy. Powinien być świadomy o zadaniach, misji i strategii przedsiębiorstwa, by mógł utożsamiać się z firmą. – Dobrze zorganizowana praca na co dzień, założenie celów i pokazanie jak je osiągać – bo te cele zawsze muszą być mierzalne – sprawią, że pracownicy chętniej będą wykonywali swoje zadania. Warto określić czas do osiągnięcia celu, pokazać jak należy pokonywać przeszkody. Chaos i niejasność celów na pewno demotywuje – podkreśla psycholog.

Potrzeby pozapłacowe

Pracodawcy często zapominają o tym, że nie bez znaczenia są także aspekty pozamaterialne. Wprawdzie w Polsce nadal, w porównaniu ze średnią płacą, koszty utrzymania są bardzo duże, ale nie bez znaczenia pozostaje możliwość zaspokojenia innych, niż finansowe, potrzeb. Docenienie przez pracodawcę, drobne dodatki do pensji czy szkolenia mogą być równie motywujące, co podwyżka.
– Motywacja może być pieniężna – ale nie tylko. Pracodawcy powinni pamiętać, że pieniądze nie zawsze przekładają się na motywację. Czasem wystarczy dobre słowo – podkreśla psycholog, Agnieszka Migdalska. – Czasem wystarczy docenienie pracownika, sprawienie, by czuł się ważny a jego praca potrzebna firmie. Pochwały słowne czy gratulacje są często pomijanym, ale niezwykle ważnym elementem motywacji.

Jednak nie tylko pochwały są dobrym pozamaterialnym środkiem motywującym. Pracownicy średniego szczebla w Polsce jako wyróżnienie traktują również przyznanie im służbowego samochodu. Z badań przeprowadzonych na Uniwersytecie Śląskim wynika, że pracownicy najwyżej cenią sobie dofinansowania do kursów i szkoleń, które oferuje im pracodawca. Zatem system szkoleń może okazać się w czasie recesji najskuteczniejszą metodą motywacji nie opierającą się na wynagrodzeniu finansowym.

System nagradzania i karania

System kar i nagród także może spełniać rolę czynnika motywującego do pracy, jednak pod pewnymi warunkami. Przede wszystkim pracownika zawsze należy wcześniej informować o zasadach otrzymywania nagród, a także o tym, jakich kar się może spodziewać. Nie może być niejasności między zachowaniami premiowanymi, a karanymi postawami. Oprócz przejrzystości, ważne jest również, by te zasady były stabilne i w miarę zrównoważone.

Specjaliści zalecają, by przewagę stosować w kierunku motywacji pozytywnej, a co za tym idzie nie próbować motywować pracowników lękiem przed karami, ponieważ można osiągnąć efekt odwrotny od zamierzonego. – Stres też może motywować – potwierdza Agnieszka Migdalska. – Ale pracodawca stosujący tą metodę powinien być bardzo ostrożny, by nie przekroczyć bariery pozytywnego stresu, która u każdego pracownika jest indywidualna. Nie może być mowy o jakichkolwiek groźbach.

Motywacja pozytywna czy negatywna?

Specjaliści stosują jeszcze jedno rozróżnienie – na dwa rodzaje motywacji: pozytywną i negatywną. Do motywacji pozytywnej zaliczają się możliwości szkoleń i awansu, urzeczywistnianie celów, pochwała i nagroda – także finansowa. Motywacja negatywna powoduje natomiast aktywizację pracownika poprzez stworzenie poczucia zagrożenia. Najczęściej należą do niej: groźba utraty pracy, nagana, przeniesienie na gorsze stanowisko lub zmniejszenie wynagrodzenia.

– Zawsze lepiej motywować pozytywnie, np. jeśli pracownik otrzymuje premię to podkreślać, że za dobrze wykonane zadanie otrzyma dodatkowe pieniądze, a nie straszyć, że premia zostanie mu obcięta, jeśli nie zdąży zmieścić się w czasie lub jego praca będzie zawierała błędy – mówi Agnieszka Migdalska. – Efekt jest ten sam, ale pracownik będzie wykonywał swoją pracę z większą chęcią, niż gdyby pracował pod wpływem strachu. Inaczej przedstawiona kwestia wywoła dużo lepsze skutki. Działalność pracowników powinna zatem być motywowana głównie bodźcami pozytywnymi, a stosowanie kar należy traktować, jako ostateczność.

Motywacja to najlepsze rozwiązanie

Właściwe zrozumienie systemu motywacji pomoże ustrzec się przed nieracjonalnym stosowaniem podwyżek. Wiedza ta jednak powinna być w praktyce stosowana konsekwentnie i – co jest chyba najtrudniejsze – być indywidualnie dostosowana do pracownika.

– Motywowanie pracownika zaczyna się już od samej rozmowy kwalifikacyjnej – pokazania, na czym będą polegały zadania i jak wygląda system premiowania. Poinformowanie pracownika, że jego wysiłki będą nagradzane może być elementem zachęcającym do podjęcia pracy w danej firmie – uważa psycholog z katowickiego biura karier.

Rozpoznanie indywidualnych potrzeb dobry menadżer powinien zacząć od obserwacji podwładnego i wprowadzania łagodnych zmian – np. zmiany zakresu obowiązków lub poziomu ich trudności. Warto także podjąć z pracownikiem rozmowę – być może wyjaśnienie oczekiwań będzie początkiem bardzo korzystnej zmiany dla pracownika, a co się z tym wiąże również efektywności wykonywanej przez niego pracy.

– Jeśli nasz pracownik, który jest dobrym specjalistą przestaje wykonywać swoją pracę tak, jak dotychczas to przede wszystkim warto z nim porozmawiać. Ustalić, jakie ma oczekiwania – być może są to premie pieniężne, ale często chodzi np. o dodatki do wynagrodzenia, w niektórych przypadkach wystarczy sam urlop – proponuje Agnieszka Migdalska.

Warto popracować nad systemem motywacyjnym pracowników – jego koszta są niewielkie w porównaniu z zyskami jakie przyniesie. Dobrze zmotywowany pracownik będzie chętnie i odpowiedzialnie wykonywał swoją pracę. A zrównoważona obecność wszystkich wymienionych aspektów sprawi, że szefowie będą mogli korzystać z wysokiej jakości i wydajności pracy swoich podwładnych oraz satysfakcjonująco niskiego poziomu nieobecności pracowników.

Ewa Glinkowska-Neuman