Umowy z pracownikami

W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw kwestia zatrudniania pracowników wygląda nieco inaczej, niż w dużych przedsiębiorstwach i korporacjach. Pracodawca często musi liczyć się z kosztami, także tymi dotyczącymi kadry, ale nie oznacza to, że musi korzystać tylko z jednego typu umów. Jednak można mówić o preferowanym przez sektor MSP typie współpracy.

– Trudno mówić o jednym typie umów najkorzystniejszych z punktu widzenia małych i średnich przedsiębiorstw. Wiele zależy od tego, jaką dany pracodawca prowadzi działalność, jaką przyjął strategię rozwoju i jaką preferuje organizację pracy. Pracodawcy zawierają taką umowę, jaka jest im najbardziej potrzebna – mówi Grażyna Spytek-Bandurska z PKPP Lewiatan. – Mali i średni przedsiębiorcy często stosują umowę o pracę na czas określony ze względu na swobodę, jaką te umowy dają – mają one krótki okres wypowiedzenia i pracodawca może rozwiązać je nie podając przyczyn – co dla małych firm, których szefowie nie są biegli w przepisach prawa pracy, może stanowić dużą trudność. Przedsiębiorcy często stosują także umowy cywilne, które dają jeszcze większą swobodę – dodaje ekspert.

Umowa o dzieło

Umowy cywilno-prawne pozwalają pracodawcom na duże oszczędności w kosztach pracy. Umowa o dzieło spełnia te oczekiwania, ponieważ nie są od niej odprowadzane składki ZUS oraz naliczany jest stały koszt uzyskania przychodu – wynoszący minimum 20 proc. niezależny od wydatków ponoszonych przez zatrudnionego. Jeśli więc chodzi o podatki jest to rozwiązanie tańsze. Należy jednak pamiętać, że zatrudniony często będzie oczekiwał wyższego wynagrodzenia netto. Przy wydatkach ponoszonych przez pracodawcę w wysokości 2500 zł, zatrudniony na umowę o pracę powinien otrzymać ok. 1400 zł, podczas gdy – przy tej samej wysokości wynagrodzenia – osoba wykonująca dla pracodawcy dzieło powinna otrzymać wypłatę wynoszącą ponad 2100 zł!

Wykonawca umowy o dzieło może otrzymywać niektóre dodatkowe świadczenia, które otrzymują również pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę. Są to m.in. świadczenia związane z podróżą służbową – ten koszt ponosi pracodawca i jest to przychód zwolniony z opodatkowania u wykonawcy umowy (na takich samych zasadach, jak u pracowników – jeżeli wykonawca nie zaliczy kosztów podróży służbowej do swoich kosztów uzyskania przychodu).

Pracodawca w przypadku umowy o dzieło, które jest wykonywane w zakładzie pracy lub miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, jest także zobowiązany zapewnić osobom wykonującym pracę bezpieczne i higieniczne warunki pracy – na podobnych zasadach, jak w przypadku umowy o pracę – obowiązują badania lekarskie i szkolenie BHP.

Coraz częściej zdarza się, że pracodawcy zawierają umowę o dzieło ze względu na niższe koszty, a w rzeczywistości zawarta umowa bliższa jest umowie zlecenia lub umowie o pracę. W przypadku takiego nadużycia na pracodawcy ciążą wszystkie zobowiązania wraz z odsetkami za zwłokę. Pracodawca powinien więc pamiętać, że umowy nie różnią się tylko nazwą, ale także treścią.

W umowie o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązany jest do wykonania oznaczonego, wymienionego w tej umowie dzieła. Zaś w przypadku umowy o pracę pracownik zobowiązany zostaje do wykonywania określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem.

Najważniejszą różnicą między umowami cywilno-prawnymi, a umową o pracę jest samodzielność pracownika w wykonywaniu zadań. W przypadku umowy o dzieło jest to samodzielność w zakresie: braku kierownictwa podczas wykonywania umowy, braku wyznaczonego miejsca wykonania dzieła (wykonawca może wybrać miejsce – także zakład pracodawcy), brak wyznaczonego czasu wykonywania dzieła – pracodawca nie może wyznaczyć, w jakich godzinach ani gdzie umowa będzie wykonywana, może wyłącznie narzucić termin, do którego umowa ma zostać wykonana. Jeśli przynajmniej jeden z wymienionych warunków nie zostanie spełniony, to umowa ta nie może zostać uznana za umowę o dzieło.

Warto pamiętać także o tym, że umowa o dzieło dopuszcza realizację wyznaczonego dzieła przez osoby trzecie – wykonawca wskazany w umowie może być wyłącznie pośrednikiem między osobą, która dane dzieło wykonała, a pracodawcą.

Dokumentacja dotycząca umowy o dzieło jest dużo prostsza od innych umów. Dla celów podatkowych wykonawca dzieła obciąża zatrudniającego rachunkiem – jeśli nie jest podatnikiem VAT, jeśli zaś jest podatnikiem VAT obciąży zamawiającego fakturą. Pracodawca powinien również potrącać zaliczkę dla celów podatku dochodowego, a po zakończeniu roku przekazać wykonawcy dzieła dokument PIT-11/8B, w którym zostaną wypisane kwoty do ujęcia w PIT rocznym. Uwaga – nawet jeśli wykonawca jest podatnikiem VAT – co dzieje się najczęściej w przypadku gdy osoba wykonująca zamówienia prowadzi własną działalność, to pracodawca nadal będzie potrącał zaliczkę na podatek dochodowy PIT.

Pracodawcy często decydują się na umowę o dzieło, ze względu na to, że nie muszą odprowadzać składek ZUS – i faktycznie poza jednym przypadkiem są zwolnieni z tego obowiązku. Pracodawcy preferują ten rodzaj umowy także ze względu na większy zakres odpowiedzialności pracownika i brak urlopu wypoczynkowego oraz zdrowotnego – w razie przerw nie są zobowiązani do płacenia za ten okres. Jednak np. w przypadku umów o pracę na niskie wynagrodzenie bardziej opłacalne jest zawieranie stosunku pracy ze względu na sposób naliczania zaliczki, podczas gdy w przypadku umowy o dzieło będzie to zawsze 20 proc. przychodu. Umowy cywilno-prawne nie zawsze są najlepszym wyjściem dla pracodawcy.

– Wadą umów cywilno-prawnych jest brak ścisłej więzi między pracodawcą a wykonawcą. Wprawdzie osoba wykonująca zadanie jest zobowiązana do starannego działania, ale pracodawca nie ma kontroli nad jej działaniami. Przepisy prawa cywilnego są bardziej elastyczne i dają autonomię w ustalaniu warunków, a zabezpieczenie interesów pracodawcy wymaga dokładniejszych ustaleń i dodatkowych zapisów w umowie. Istnieje więc większe ryzyko, że pracodawca poniesie jakieś straty – zauważa Grażyna Spytek-Bandurska.

Pracodawca powinien także pamiętać o kilku ważnych kwestiach – przede wszystkim nie może przekraczać ustaleń prawnych i zobowiązywać pracownika do wykonywania na podstawie umowy o dzieło obowiązków pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Ponadto, brak ubezpieczenia zdrowotnego, emerytalnego i pozbawienie pracownika świadczeń socjalnych powoduje, że niewiele osób traktuje umowę zlecenie jako swoje główne zajęcie zarobkowe, a jedynie dodatkowy przychód. Jeśli więc pracodawca planuje zawieranie tylko tego typu umowy z pracownikami, powinien przygotować się na dużą rotację wśród zatrudnianych osób.

Umowa zlecenia

Różnicę między umową o dzieło a umową zlecenie określa Kodeks cywilny. Zgodnie z nim umowa o dzieło to umowa skutku – czyli przyjmujący zamówienie zobowiązany jest do wykonania konkretnego dzieła, podczas gdy przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do wykonania określonej czynności. Umowa zlecenia to zatem umowa o świadczenie usług, zwana umową starannego działania. Liczy się w niej nie tyle efekt pracy, ale samo działanie.

Na przykład w umowie o dzieło sprzedawca zostaje zobowiązany do sprzedania danego produktu – czyli dzieło zostanie wykonane wówczas, gdy ktoś ów produkt zakupi. Zaś w umowie zlecenia liczą się starania podjęte przez sprzedawcę w celu sprzedania produktu, niezależnie od jego ostatecznego efektu – tj. reklamowanie produktu, prezentacje i rozmowy z klientami.

Większość usług może być przedmiotem obu tych umów, różnić się one będą jednak zakresem wykonywanej pracy przez osobę, która zawarła z pracodawcą taką umowę. Prowadzenie dokumentacji będzie przedmiotem umowy zlecenia, gdy pracodawca będzie wymagał ciągłości wykonywania danego działania, stanie się jednak przedmiotem umowy o dzieło, gdy pracodawca określi liczbę dokumentów lub skonkretyzuje działanie, którego zakończenie będzie równało się wykonaniu dzieła przez wykonawcę. Jest jednak wiele prac, które nie mogą stanowić przedmiotu umowy o dzieło – kierowanie pojazdem, zarządzanie biurem, czyli wszystkie czynności wykonywane systematycznie i powtarzalne w swoim charakterze, mogą zaś być one przedmiotem umowy zlecenia.

Umowa zlecenie jest jedną z najpopularniejszych umów zawieranych przez pracodawców. Wynika to z faktu, że do najkorzystniejszej formy, jaką jest umowa o dzieło nie daje się zakwalifikować każdej czynności. Najczęściej przedmiotem umowy jest usługa, więc pracodawca ma do wyboru umowę zlecenie lub umowę o pracę.

Umowa zlecenia jest zawierana najchętniej – bo chociaż na pracodawcy dalej ciąży obowiązek zapewnienia BHP i badań lekarskich w przypadku wykonywania zlecenia w miejscu wyznaczonym przez zleceniodawcę, a od wynagrodzenia naliczane są składki ZUS, to swoboda w zakresie regulacji czasu pracy i wynagrodzenia (w umowach cywilno-prawnych nie ma stawki minimalnej) jest dla zatrudniającego atrakcyjna.

Umowa zlecenie straciła wiele na swojej atrakcyjności od czasu, gdy nie trzeba było odprowadzać od zleceniobiorców składek ZUS. Jednak posiada kilka korzyści, z których chętnie korzystają pracodawcy – brak składek ZUS w przypadku zawierania umowy ze studentami, 20 proc. koszty uzyskania przychodu, swoboda zawierania i rozwiązywania tego typu umowy.

Umowa zlecenia jest rozwiązaniem korzystnym także, jeśli chodzi o podatki. Pracodawca przy takim samym wynagrodzeniu netto poniesie niższe koszty. Na przykład – pracownik zatrudniony na umowę o pracę z wynagrodzeniem wynoszącym 1500 zł netto wygeneruje koszt 2660 zł, podczas gdy na osobę zatrudnioną na umowę zlecenie za tą samą kwotę pracodawca wyda łacznie ze skąłdkami ZUS nieco ponad 2500 zł.

Świadczenia związane z podróżą służbową – tak jak u pracowników, będą kosztem u pracodawcy i przychodem zwolnionym z opodatkowania zleceniobiorcy. Podobnie też jak w przypadku umowy o dzieło – jeżeli zleceniobiorca wydał więcej niż ustawowe 20 proc. kosztów uzyskania przychodu może w rozliczeniu rocznym odliczyć rzeczywiste koszty.

Jest kilka przypadków, gdy zleceniodawca może nie opłacać składki ZUS za osobę wykonującą dla niego zlecenie. Zleceniobiorcy, którymi są renciści, emeryci, uczniowie gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych i studenci do 26 roku życia nie podlegają ubezpieczeniom w ZUS. Jeśli wynagrodzenie u zleceniobiorcy w przeliczeniu na okres jednego miesiąca wyniesie co najmniej wartości minimalnego wynagrodzenia za pracę, to naliczamy także składki na Fundusz Pracy.

Ponownie jak w przypadku umowy o dzieło pracodawca nie płaci zleceniobiorcy za urlop i inne przerwy w pracy i jest to wyjście tańsze w przypadku przestojów w danym przedsiębiorstwie. Umowa zlecenia składa także odpowiedzialność majątkową na zleceniobiorcę i tym samym chroni zleceniodawcę przed wyrządzeniem mu szkody lub nagłą rezygnacją pracownika. Jednak podobnie, jak i we wcześniej omawianym przypadku wywołuje większą rotację wśród wykonujących pracę. Warto pamiętać, że większość osób będzie poszukiwała zatrudnienia na umowę o pracę traktując wszelkie umowy cywilno-prawne jako tymczasowy i nietrwały sposób utrzymania. Warto więc rozważyć zawarcie stosunku pracy, szczególnie w przypadkach, gdy pracodawca chce mieć kontrolę nad wykonywaniem zadań przez pracownika, a także planuje współpracować z daną osobą przez dłuższy czas.

Między umową o pracę, a umową zlecenie istnieją pewne różnice, które należy zaakcentować podpisując dokumenty ze zleceniobiorcą. Umowa zlecenia w przeciwieństwie do stosunku pracy dopuszcza osobę trzecią do wykonywania zadania, daje większą swobodę i niezależność od pracodawcy, wykonujący zlecenie także samodzielnie ustala konkretny termin i miejsce wykonywania pracy.

Ważne jest także, by uniknąć często w praktyce popełnianego wykroczenia, jakim jest określanie czasu pracy osoby wykonującej zlecenie – należy pamiętać, że pracodawca może określić wyłącznie do kiedy umowa ma być wykonana, a nie w kiedy i w jakich godzinach zleceniodawca będzie ją wykonywał. Wystarczy niespełnienie tylko jednego z powyższych warunków, by umowa ta nie została uznana za umowę zlecenia.

– Nie powinno tak być, ale w praktyce się zdarza, że np. kasjerka w supermarkecie jest zatrudniona na umowę zlecenia, a stanowisko i warunki wskazują na to, że powinna to być umowa o pracę. W praktyce więc często dochodzi do nadużyć i pracodawcy stosują umowy cywilne wychodząc z założenia, że to dobry sposób na zmniejszenie kosztów pracy. Jednak zawsze ryzykują tym, że podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy zostaną na nich nałożone sankcje lub sam pracownik – choć to się rzadko zdarza – wystąpi do państwowego sądu pracy o nawiązanie stosunku pracy – uprzedza ekspert z PKPP Lewiatan.

Samozatrudnienie

Jeszcze jedną formą, z której – ze względu na niskie koszty – chętnie korzystają pracodawcy jest „zatrudnianie” osób prowadzących działalność gospodarczą. Jest to relacja, która pozwala także zaoszczędzić osobie zatrudnionej poprzez zdecydowanie się na inną, niż w przypadku standardowej umowy o pracę, formę rozliczeń.

W praktyce samozatrudnienie działa podobnie, jak umowy cywilno-prawne – pracodawca zleca wykonanie zadań, bądź dzieła przedstawicielowi wybranej jednostki działalności gospodarczej. Jednak podobnie jak w przypadku tych umów obie strony powinny przestrzegać prawa i dbać, by ich relacja nie przypominała opisanej w Kodeksie pracy umowy o pracę.

Dokładna definicja samozatrudnienia nie istnieje, jednak w prawodawstwie polskim dla rozróżnienia jej od umowy o pracę zastępczo stosowana jest definicja działalności gospodarczej.

Zatem zgodnie z prawem za działalność gospodarczą nie mogą być uznane podmioty, które:
- składają odpowiedzialność za wykonywane zlecenia na zleceniodawcę,
- wykonują zlecenia w miejscu, czasie i pod kierownictwem zleceniodawcy,
- nie ponoszą ryzyka gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.

Minusem dla pracodawcy jest fakt, że osoba „zatrudniona” u niego ma prawo przyjmować zlecenia od wielu firm oraz, że podobnie jak w umowie o dzieło i umowie zlecenie, relacja między pracodawcą a pracownikiem jest bardzo luźna i łatwa dla rozwiązania przez obie strony.

Umowa o pracę

Umowa o pracę jest typem relacji między pracownikiem a pracodawcą, który uchodzi za bardzo korzystny dla zatrudnionych. Nie należy jednak jednoznacznie określać tego typu umowy, jako niekorzystnej dla pracodawcy. Poza tym, że wiąże się ona z większymi kosztami (ubezpieczenie i składki), a przedsiębiorca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów chroniących pracownika, to jest to umowa pod wieloma względami korzystna także dla niego.

– Umowa o pracę ma taką zaletę, że jest to przede wszystkim stosunek pracy. Pracownik jest podporządkowany jest pracodawcy i musi stosować się do jego poleceń, a pracodawca ma pełną kontrolę nad pracownikiem. Pracodawca zatrudniając pracownika zawsze podejmuje ryzyko, a dzięki umowie o pracę ma większą kontrolę nad organizacją pracy – mówi Grażyna Spytek-Bandurska. – Przepisy prawa pracy zabezpieczają także interes pracodawcy – m.in. zyskują oni możliwość stosowania kar – zarówno porządkowych, jak i materialnych, a także wprowadzają zakaz konkurencji. W przypadku umowy o pracę pracodawca może wymagać od pracownika np. stawienia się w godzinach nadliczbowych. W przypadku umów cywilnych tego typu zabezpieczenia wymagałoby od pracodawcy sporządzenia dodatkowych, szczegółowych ustaleń – dodaje ekspert z Departamentu Dialogu Społecznego i Stosunków Pracy PKPP Lewiatan.

Kodeks pracy wyróżnia kilka rodzajów umów o pracę, są to:

Umowa o pracę na okres próbny, nieprzekraczający trzech miesięcy. Zgodnie z nazwą ten typ umowy najczęściej ma zastosowanie przy zatrudnianiu pracowników na czas próby, na nowym stanowisku w danej firmie. Jeśli pracownik sprawdzi się w powierzonych mu obowiązkach umowa ta po upływie maksymalnie 3 miesięcy powinna być zastąpiona umową o pracę na czas określony lub umową o pracę na czas nieokreślony.

Umowa o pracę na czas określony – w tym także umowa na zastępstwo, gdy zachodzi potrzeba zastąpienia nieobecnego pracownika na przewidziany okres czasu oraz umowa na czas wykonywania danej pracy, gdy zachodzi potrzeba zatrudnienia osoby na czas wykonania jakiejś czynności do momentu jej zakończenia.

Umowa na czas określony jest najpopularniejszą formą zatrudniania pracowników w stosunku pracy. Narzuca ona z góry określony czas wykonywania danej pracy, który powinien być wskazany w dokumentacji za pomocą daty kalendarzowej lub zdarzenia, którego zajście spowoduje rozwiązanie umowy (szczególnie w przypadku umowy na czas wykonania danej pracy). Umowa o pracę na czas określony nie wymaga dodatkowych dokumentów ani czynności po upłynięciu określonego terminu lub zdarzenia, które stanowi jej zakończenie.

Pracodawca powinien pamiętać, że w przypadku zawierania umów na czas określony jedna po drugiej z tym samym pracownikiem, gdy przerwa pomiędzy rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy nie przekracza okresu 30 dni, trzecia umowa automatycznie stanie się umową o pracę na czas nieokreślony. Aneks przedłużający umowę na czas określony również jest wliczany, jako zawarcie kolejnej umowy na czas określony. Wyjątkiem od tej reguły są tylko umowy na czas wykonywania danej pracy i na zastępstwo.

– Mali i średni przedsiębiorcy często wybierają umowy na czas określony ze względu na ich elastyczność. Pracodawca może podpisać taką umowę z pracownikiem na czas zlecenia – gdy kumuluje się dużo pracy w firmie, natomiast gdy pracy nie ma, a realia i rynek wymuszają oszczędności po prostu te umowy rozwiązuje. Natomiast w przypadku umów na czas nieokreślony przedsiębiorca ma większy problem, bo mają one dłuższy okres wypowiedzenia, a pracodawca zostaje zobowiązany do podania przyczyny tego wypowiedzenia, co rodzi obawę przed tym, że sprawy będą trafiały do sądu – zauważa Grażyna Spytek-Bandurska.

Umowa o pracę na czas nieokreślony. Jest to forma najbardziej korzystna dla pracownika, bowiem zgodnie z Kodeksem pracy zapewnia mu najlepszą ochronę. Daje stabilizację zatrudnienia, zatem wiąże z pracodawcą na dłuższy okres. Przez przedsiębiorców preferowana głównie w przypadku bardzo cenionych specjalistów lub pracowników trudnych do zastąpienia, których umiejętności są istotne dla prawidłowego funkcjonowania firmy.

Należy pamiętać, że każda umowa o pracę powinna zawierać kilka stałych elementów:
- datę jej zawarcia,
- określenie typu umowy,
- określenie stron umowy (szczegółowe dane dotyczące firmy zatrudniającej i zatrudnianego pracownika),
- określenie rodzaju pracy,
- określenie czasu pracy i miejsca pracy oraz określenie wynagrodzenia.

Wszystkie wymienione elementy powinny zostać zawarte na piśmie, chociaż Kodeks pracy dopuszcza ważność umowy zawartej ustnie, traktując ją jednak jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Wprawdzie umowa o pracę jest formą, którą najchętniej zawieraliby z pracodawcami pracownicy ma jednak kilka minusów. Dość duże koszty związane z takim typem umów każą przedsiębiorcom szukać innych, tańszych form zatrudnienia. Jednak warto rozważyć zatrudnienie na podstawie tej umowy pracownika, którego umiejętności są bardzo ważne dla małego przedsiębiorstwa, by nie stracić go na rzecz firmy, która zaoferuje mu lepsze warunki płacowe bądź umowę o pracę na czas nieokreślony.

Wybór umowy i sposobu współpracy z ludźmi wykonującymi zadania zawsze warto poprzedzić dokładną analizą zysków i strat, by podjąć najbardziej optymalną decyzję. Nie w każdym przypadku należy wybierać najtańsze rozwiązanie – w kwestii zasobów ludzkich prawo polskie pozwala na dość duże możliwości i warto korzystać ze wszystkich dostępnych umów racjonalnie je rozdzielając, zgodnie z obowiązkami pracowników.

Ewa Glinkowska-Neuman

Polecamy lekturę uzupełniającą:

Umowy cywilnoprawne

Jak zapewne wiesz, umowa o pracę to nie jedyna forma zatrudnienia, jaką masz do wyboru. Możesz bowiem podpisać tzw. umowę cywilnoprawną, czyli umowę zlecenia lub umowę o dzieło. Umowy te mogą być bardzo korzystne. Możesz dzięki nim przysporzyć firmie oszczędności, a sobie… oszczędzić obowiązków. Nic więc dziwnego, że wielu kadrowych bardzo szeroko korzysta z pracy zleceniobiorców czy wykonawców dzieła. I często zapominają, że w ten sposób mogą sami zastawić na siebie pułapkę! Musisz bowiem pamiętać, że umowa zlecenia czy umowa o dzieło, której warunki przypominają warunki umowy o pracę, może zostać uznana przez inspekcję pracy lub sąd za umowę o pracę. A wówczas zamiast korzyści czekają Cię nieprzyjemności: dodatkowe obowiązki i koszty! Jak uniknąć takiej pułapki i bezpiecznie korzystać z możliwości, jakie daje umowa zlecenia lub umowa o dzieło? Dowiesz się tego, gdy przeczytasz „Umowy cywilnoprawne”!