< Powrót do Poradnika

Metody selekcji, czyli jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną?

Samo umieszczenie ogłoszenia o naborze pracowników, nawet w najlepszym dla pracodawcy medium nie jest gwarantem wyłonienia najodpowiedniejszego kandydata. Trzeba jeszcze przeprowadzić trafną selekcję, do której należy przede wszystkim wywiad z kandydatem. Warto wiedzieć, jakie reguły rządzą tą częścią procesu rekrutacji.

Większość pracodawców w małych i średnich firmach musi osobiście zmierzyć się ze stertą CV przysłanych przez osoby ubiegające się o stanowisko. Przyjmuje się, że – w zależności od ogłoszenia i branży – niemal 50 proc. przysłanych aplikacji nie odpowiada oczekiwaniom pracodawcy. Jest jednak kilka sprawdzonych metod dobrej i sprawnej selekcji kandydatów, z których mogą skorzystać nawet mniej doświadczeni przedsiębiorcy.

Pierwsze kroki po ogłoszeniu

Pierwszym etapem pozyskiwania nowego pracownika zawsze będzie selekcja CV. W dużym przedsiębiorstwie prezes najczęściej zleca wykonanie takiej selekcji osobie zatrudnionej w dziale zarządzania zasobami ludzkimi, w mniejszych przedsiębiorstwach może zlecić wykonanie tej pracy zaufanemu pracownikowi bądź asystentowi – wyjaśniając, jakiego typu wykształcenia, doświadczenia i umiejętności poszukuje. Wielu pracodawców podejmuje się jednak samodzielnej selekcji CV, która – choć zajmuje dość dużo czasu – często pozwala samemu szefowi na wybranie osób, które mimo np. niewielkiego doświadczenia, wydają mu się najlepszymi kandydatami. O zaproszeniu na rozmowę powinien także decydować prezes – najlepiej bowiem, gdyby także miał okazję poznać swojego pracownika osobiście i zadać mu kilka pytań. Coraz częściej jednak spotkanie z przyszłym szefem jest ostatnim etapem kilkustopniowego procesu rekrutacji, w czasie którego selekcjonerzy eliminują osoby, które – według nich – mają mniejsze szanse sprawdzić się na danym stanowisku.

Wiele dużych i średnich przedsiębiorstw zatrudnia pracowników do działu Human Resources, których jednym z obowiązków jest rekrutacja nowych osób w firmie. Manager HR jest osobą uprawnioną do decydowania o zatrudnieniu i często posiadającą ogromne doświadczenie w zdobywaniu pożądanych pracowników, ale nie powinien zastępować szefa, który zawsze ostatecznie decyduje o zatrudnieniu.

Podobnie wygląda kwestia rekrutacji przez firmy zewnętrzne. Na rynku oferta zespołów zajmujących się doradztwem personalnym jest coraz większa – sprawdzają się one zdecydowanie lepiej przy średnich i dużych przedsiębiorstwach, w których kadra kierownicza nie ma po prostu czasu, by zajmować się rekrutacją wszystkich pracowników. Należy jednak pamiętać, że firmy doradcze mogą wyręczyć pracodawcę przy pozyskiwaniu pracowników niższego szczebla, bądź na pierwszych etapach rekrutacji – większość profesjonalnych doradców wymaga jednak, by decyzję o zatrudnieniu pracownika, szczególnie wyższego szczebla, podejmował wyłącznie prezes.

Rozmowa – przeprowadzać czy zlecić?

Drugim etapem prowadzącym do zatrudnienia nowej osoby w firmie jest rozmowa kwalifikacyjna. Dziś taka rozmowa niekoniecznie oznacza spotkanie z prezesem – coraz częściej jest wieloetapowym procesem, który potrafi trwać nawet kilka tygodni. Podczas jednego lub serii spotkań pracownik powinien udowodnić, że najlepiej nadaje się na stanowisko. Będzie przygotowany na pytania dotyczące jego wykształcenia i dotychczas wykonywanych obowiązków, a także potwierdzenie umiejętności językowych, które wpisał w swoim curriculum vitae.

Poza tym już od fantazji szefa bądź rekrutera zależy, jakie zadania zostaną mu powierzone. Łatwe do przewidzenia wydaje się także pytanie o oczekiwania finansowe. Jeśli chodzi o tą kwestię ma ona wielu zwolenników, ale i przeciwników, którzy uważają że często eliminuje ona osoby mniej doświadczone w... rozmowach kwalifikacyjnych. Bardzo często przyszły pracownik nie orientuje się bowiem w jakim przedziale kształtują się wynagrodzenia danej firmy i może podać kwotę zbyt wygórowaną lub... zbyt niską. Przy założeniu, że pracodawcę interesują tylko osoby oczekujące mniejszych pieniędzy można się bardzo rozczarować – taki pracownik będzie się czuł niedoceniany i utraci motywację do pracy po jakimś czasie, co naraża firmę na koszty związane z poszukiwaniem i szkoleniem nowej osoby.

Doradcy zewnętrzni najczęściej oferują szereg usług rekrutacyjnych, za które klient płaci osobno, bądź w pakiecie. Ceny są bardzo zróżnicowane – najczęściej firmy oferują „indywidualne podejście do klienta”, a co za tym idzie również indywidualny cennik. Są doradcy, którzy podejmują się zlecenia już za 500 zł, ale im bardziej renomowana jest firma doradcza, tym ceny wyższe. Ceny uzależnione są także od typu usługi i miasta. W skrajnych przypadkach minimalna kwota może być ustalana na poziomie kilku tysięcy dolarów. Średnia kwota za znalezienie pracownika na stanowisko sekretarki lub asystentki kształtuje się na poziomie 4-5 tys. zł, podczas gdy zlecenie wytypowania odpowiedniej osoby na stanowisko administratora IT wymaga ok. 8 tys. zł.

W skład usług – poza opracowaniem i umieszczaniem ogłoszeń – wchodzi oczywiście preselekcja aplikacji – rekruterzy najpierw ustalają z pracodawcą jego wymagania minimalne, najczęściej należą do nich: kierunek studiów i doświadczenie zawodowe, które pracownik musi posiadać. Jeśli ogłoszeń jest bardzo dużo często pojawiają się także inne szczegóły.

Po odrzuceniu CV osób nie spełniających wymagań pozostali zapraszani są na rozmowę – jeśli kandydatów jest bardzo dużo rozmowa telefoniczna także może stanowić część procesu rekrutacyjnego. Rozmowa najczęściej odbywa się w siedzibie firmy doradczej – często w przypadku dużych koncernów – nie są na tym etapie ujawniane dane firmy poszukującej pracownika. Ostatnio jednak coraz częściej odstępuje się od tej zasady.

Podczas pierwszego spotkania często rozmowa dotyczy dotychczasowych doświadczeń pracownika – przewagę zyskują kandydaci, którzy mieli okazję sprawdzić się na podobnym stanowisku lub ich doświadczenia okażą się przydatne także w nowej pracy. Na tym etapie sprawdzane są także referencje rekomendowanym kandydatom. Doradca na koniec swojej pracy przygotowuje dla klienta raport dotyczący poszczególnych kandydatów, pozostawiając wybór między – najczęściej – trzema rekomendowanymi osobami pracodawcy. Na życzenie przesyła także raporty indywidualne, tzw. Insights o wybranych kandydatach

Ta metoda selekcji bardzo upraszcza pracę przedsiębiorcy, który nie posiada własnego działu HR. Ma jednak pewne minusy – oprócz kosztów z nią związanych kierownik firmy ryzykuje tym, że dość schematyczna rekrutacja przeprowadzana przez zewnętrzną firmę pozbawi go pracownika, który nie przystawał idealnie do wymogów ale byłby osobą kreatywną, pracowitą i doskonale sprawdziłaby się w jego przedsiębiorstwie. Pozbawia go także możliwości poznania człowieka, zanim podpisze z nim umowę.

Jeśli nie zlecić, to co?

Wielu pracodawców nie stać jednak na dość drogie usługi prestiżowych firm rekrutacyjnych – szczególnie tego typu rekrutacja nie sprawdza się w przypadku pracowników niższego szczebla. Jeśli przedsiębiorstwo dopiero się rozwija, warto aby kierownik brał udział w rozmowach kwalifikacyjnych – nawet jeśli nie ma dużego doświadczenia w rekrutacji, kontakt z potencjalnym pracownikiem pozwala dość dobrze ocenić mu możliwość współpracy z danym człowiekiem.

W takim wypadku można także skorzystać ze znanych schematów służących do selekcji kandydatów podczas wywiadu. Pracodawca powinien zwrócić uwagę na kilka podstawowych rzeczy w trakcie przeprowadzania rozmowy – niezależnie od tego, na jakie stanowisko werbuje.

Sposób bycia i kultura osobista to pierwsza rzecz, która mówi nam coś o człowieku. Trudno – nawet wybitnemu specjaliście – zatrzeć nieprzychylne wrażenie, jeśli przyjdzie na rozmowę ubrany w brudny dres i nie powie „dzień dobry” na powitanie. Zatem pracodawca, zanim jeszcze zacznie rozmowę, może już określić zdolności komunikacji z kandydatem – prawdopodobnie w przyszłości wspólna komunikacja będzie przypominała typ zaprezentowany na rozmowie kwalifikacyjnej.

Nie zawsze prezes jest w stanie sprawdzić umiejętności specjalistyczne pracownika – warto więc, by sam przygotował kilka pytań dotyczących specyfiki pracy na danym stanowisku, na które odpowiedzi będzie znał lub poprosił o pomoc znajomego lub zatrudnionego na podobnym stanowisku specjalistę.

Przypuszcza się, że ponad połowa osób nieco przejaskrawia fakty w swoim CV – warto zatem sprawdzić na ile można ufać naszemu przyszłemu pracownikowi. Kolejnym obowiązkowym punktem rozmowy jest sprawdzanie wiarygodności, przez profesjonalnych rekruterów nazywana analizą danych biograficznych – kandydat powinien opowiedzieć o swojej poprzedniej pracy, np. co mu się najbardziej podobało, na czym dokładnie polegały jego zadania, etc.
– Predyspozycje do wykonywania danego zawodu można sprawdzić prosząc kandydata o podanie konkretnych przykładów – jeśli osoba twierdzi, że jest asertywna, można ją poprosić, by podała sytuacje z życia podczas których wykazała się tą cechą, albo np. gdy poradziła sobie ze stresującym klientem, trudną sytuacją w pracy – podpowiada psycholog, Agnieszka Migdalska.

Warto również przeprowadzić test znajomości języka obcego, który kandydat wpisał do swojego życiorysu. To niemal standardowy sprawdzian, który stosuje ponad 75 proc. firm.

Nie znaczy to oczywiście, że każdy wywiad jest schematyczny i trzeba się go ściśle trzymać – swobodną rozmowę preferuje niemal 60 proc. firm w Polsce! Jednak im ważniejszego pracownika poszukujemy, tym częściej powinniśmy wspomagać się  schematem.
– Radziłabym jednak skontaktować się ze specjalistą do spraw rekrutacji, którzy pomogą przygotować dodatkowe testy psychologiczne badające konkretne predyspozycje. Wybór takich testów jest bardzo duży, a faktycznie dają jakieś dodatkowe informacje – np. test NEO FFI, który służy do diagnozy cech osobowości lub test Belbina badający role grupowe, a także sprofilowane testy psychologiczne – uważa doradca z biura karier GWSH.

W przypadku selekcji pracowników średniego i wyższego szczebla częściej stosuje się także kwestionariusze lub własne narzędzia pomiaru osobowości. Jednym z najpopularniejszych narzędzi jest metoda problemowa – pracownika marketingu prosi się o przekonanie do zakupu jakiegoś prostego produktu, np. długopisu, zaś osoby, które w swojej pracy będą musiały radzić sobie z sytuacjami konfliktowymi o opowiedzenie, jak wybrnęły z kryzysowej sytuacji w poprzednim miejscu pracy. Niemal w 50 proc. przypadków rekrutacji pracownika na średni i wyższy szczebel sprawdzane są jego rekomendacje.

Zupełnie inny system rekrutacji bywa stosowany w przypadku poszukiwania i selekcji kandydatów na pracowników wyższego stopnia, głównie stanowiska kierownicze. Niezależnie od doświadczenia firmy warto zlecić takie poszukiwania specjalistom od tzw. Assessment Center.

– Można pokusić się o Assessment Center, gdzie faktycznie w praktyce sprawdzane są umiejętności kandydata. Ale pracodawca może także sprawdzić kandydata samodzielnie za pomocą krótkich scenek, np. postawić obok telefon i poprosić, by z pokoju obok zadzwonił pracownik udający trudnego klienta. W ten sposób sprawdzimy umiejętności kandydata w konkretnej sytuacji.

Specjaliści od fachowców

Termin Assessment Center oznacza ocenę zintegrowaną, jest zatem wieloczynnikowym badaniem kandydatów prowadzonym przez zespół specjalistów zwanych asesorami.

– Assessment Center, to głównie sposób rekrutacji na stanowiska kierownicze, managerskie, ale można tą metodę rozszerzyć – informuje Agnieszka Migdalska. – Jest on stosowana także podczas rekrutacji wewnętrznej, do diagnozy potrzeb szkoleniowych czy planowania ścieżki kariery danych pracowników. Przez duże firmy AC jest stosowane nawet podczas rekrutacji studentów na praktyki. Metoda ta sprawdza się również w rekrutacji do konkretnych projektów – np. w przypadku projektów unijnych, i na stanowiska specjalistyczne – uważa specjalistka.

Assessment Center jest w Polsce jeszcze dość rzadko stosowaną metodą rekrutacji. Zupełnie niesprawiedliwie – jej skuteczność wynosi ponad 80 proc. Metoda AC polega na badaniu wiedzy, doświadczenia, osobowości, temperamentu, poziomu intelektualnego, inteligencji emocjonalnej, postaw i motywacji, a także poglądów kandydata za pomocą specjalnie przygotowanych testów. Zastosowanie kilku technik psychometrycznych gwarantuje wszechstronny pomiar umiejętności i daje dużą trafność badania.

W przypadku stanowisk managerskich sprawdzana jest nie tylko wiedza specjalistyczna, ale przede wszystkim umiejętności, które pozwolą pracownikowi sprawnie zarządzać pracą w zespole. W przypadku specjalistów sprawdzane są zaś nie tyle ich zdolności organizacyjne, co umiejętności właściwego wykonywania obowiązków. Sędziów interesują nie tyle zdolności specjalistyczne danego kandydata, ale umiejętności podejmowania decyzji, radzenia sobie w sytuacjach, priorytety i osobowość kandydata, które odkrywają za pomocą tzw. case study.

– Asesorzy sprawdzają przede wszystkim, na ile kompetencje kandydata odpowiadają wymaganiom stanowiska pracy. Jeżeli stanowisko nie wymaga radzenia sobie w sytuacjach trudnych, ta umiejętność nie będzie weryfikowana – mówi psycholog.

Na pierwszym etapie firma doradcza określa cel, czyli ustala z pracodawcą, jakich cech i kompetencji oczekuje, a co się z tym wiąże – jakie trzeba będzie zbadać. Doradca najczęściej wybiera ćwiczenia dla kandydatów spośród już istniejących, ale może również skonstruować specjalne – dostosowane do specyfiki stanowiska w firmie klienta. Kolejnym etapem jest przeprowadzenie przygotowanych wcześniej badań na kandydacie lub – częściej – grupie kandydatów. Trzecim i ostatnim etapem jest omówienie wyników – zebranie ocen sędziów i przygotowanie raportu dla firmy zlecającej.

Zespół asesorów, czyli sędziów oceniających kandydatów tworzą konsultanci zewnętrzni oraz pracownicy firmy, dla której wykonywane jest AC. Przeważnie przedstawicielami firmy są osoby z działu personalnego firmy – rzadziej jest to bezpośredni przełożony. Duża – od 3 do 6 osób – liczba asesorów zmniejsza stronniczość i subiektywność ocen. Zgodnie z zasadami AC wnioski sędziów muszą mieć charakter relacji bez elementów wartościowania. Ocena końcowa powstaje, jako kompilacja ocen cząstkowych wszystkich asesorów.

Czas trwania etapu przeprowadzenia badań AC jest różny w zależności od stanowiska (zatem narzędzi i technik stosowanych przy sprawdzaniu kandydatów), ilości kandydatów i ocenianych kompetencji. Najczęściej jednak zamyka się w przedziale od pół dnia do 6 dni.

Korzyści wynikające ze skorzystania z metody Assessment Center są dość duże – warto pamiętać, że daje ona najlepsze wyniki, jeśli chodzi o dopasowanie osoby do wymagań stanowiskowych, jednocześnie unikając wielu strat, które ławo popełnić w przypadku standardowej rekrutacji. Przydatna jest również podczas oceniania wielu kandydatów w niedługim czasie. Stosowana podczas rekrutacji wewnętrznej zapewnia potrzebną obiektywność przy obsadzaniu stanowisk.

Minusy, to przede wszystkim wysoka cena – wiele małych firm nie jest gotowych, by zainwestować kilka tysięcy złotych w rekrutację jednego pracownika. Ponadto, w przypadku rekrutacji wewnętrznej pracodawca sam już będzie musiał sobie poradzić z brakiem motywacji pracowników, którzy nie awansowali lub wakatem na stanowisku awansowanego pracownika.

Wybór jest najtrudniejszy

Metod rekrutacji i przeprowadzania sprawdzianów dla kandydatów, po które może sięgnąć pracodawca jest zatem bardzo wiele. Opisaliśmy tutaj tylko te główne sposoby przeprowadzania selekcji, lecz dozwolone jest również ich mieszanie w zależności od potrzeb danego stanowiska i pracodawcy.

Najważniejsze w decyzji o zatrudnieniu nowej osoby często okazuje się nie to, jakie umiejętności posiada ale jakie wrażenie wywiera na rekruterach. Warto zatem podczas selekcji zweryfikować prawdziwość tego wrażenia i... zatrudnić osobę najbardziej wiarygodną.

Ewa Glinkowska-Neuman

Polecamy lekturę uzupełniającą:

250 pytań rekrutacyjnych250 pytań rekrutacyjnych, które pomogą Ci zatrudnić właściwych ludzi

Trafna decyzja rekrutacyjna to nie tylko zatrudnienie pracownika spełniającego oczekiwania firmy w kwestiach merytorycznych. Ważne jest również to, abyś kosztów tej rekrutacji nie musiał powtarzać za pół roku i aby nabyte w Twojej firmie doświadczenia nie służyły zbyt szybko rynkowej konkurencji. Od Ciebie zależy, czy pracownicy, których zatrudnisz, twórczo zapracują na Wasz wspólny sukces, czy też skupią się jedynie na mechanicznym wypełnianiu swoich zadań. Jeśli niewłaściwie dobierzesz pracowników, może to spowodować zagrożenie w postaci konfliktów zespołowych, rotację personelu i postrzeganie firmy na rynku pracy jako nieatrakcyjnego pracodawcy. Dlatego dowiedz się, jak prowadzić rekrutację, aby z wielu kandydatów wyłonić tych, którzy w 100% spełnią wszystkie wymagania. Niech dzięki informatorowi „250 pytań rekrutacyjnych, które pomogą Ci zatrudnić właściwych ludzi” Twoje starania zakończą się sukcesem!.

Komentarze:

Brak komentarzy

Aby dodać komentarz, zaloguj się do serwisu.