Jak ograniczyć koszty prowadzenia księgowości dzięki szybkafaktura.pl?

Wsparcie w prowadzeniu firmy

 Celem twórców systemu szybkafaktura.pl jest  stworzenie portalu dla mikro i małych firm, dzięki któremu będą one mogły nie tylko wystawiać dokumenty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz prowadzić księgowość swojej firmy (samodzielnie bądź za pomocą wybranego biura rachunkowego), ale również znaleźć inne produkty niezbędne do efektywnego prowadzenia przedsiębiorstwa. Te założenia znacznie wyróżniają ten projekt wśród innych systemów, które w większości skupiają się na wystawianiu faktur.

Szybkafaktura.pl od drugiej połowy 2009 roku proponuje swoim klientom różne produkty przydatne lub nawet niezbędne do prowadzenia działalności. Są to produkty bankowe Lukas Banku S.A. (konta firmowe, kredyty), produkty doradztwa finansowego firmy Perfect NDF S.A. (ubezpieczenia, leasingi, pomoc w pozyskaniu funduszy UE, plan finansowy) oraz produkty Krajowego Rejestru Długów – Biura Informacji Gospodarczej S.A (możliwość zgłoszenia dłużnika do rejestru dłużników, uczestnictwo w programie „Rzetelna Firma”). na bardzo dogodnych warunkach.

Wachlarz proponowanych usług będzie poszerzany o kolejne produkty, tak aby przedsiębiorcy mogli przekazywać jak najwięcej zagadnień związanych z funkcjonowaniem otoczenia swojej firmy w ręce profesjonalistów, a sami zająć się efektywnym jej rozwojem.

Prowadzenie księgowości

Podstawową funkcjonalnością szybkiejfaktury.pl pozostaje jednak, podobnie jak w innych systemach, usprawnienie prowadzenia księgowości. System jest dostępny z poziomu większości znanych przeglądarek www, nie wymaga więc specjalistycznego sprzętu ani konkretnego systemu operacyjnego. Wystarczy komputer z dostępem do Internetu, może też przydać się drukarka lub skaner dla łatwiejszego operowania dokumentacją.

System jest przeznaczony do obsługi potrzeb księgowych w zakresie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Podstawową funkcją jest możliwość wystawiania faktur przez internet (faktury sprzedaży i zakupu, netto i brutto, poza tym paragony i rachunki). Moduł pozwala prowadzić bazę towarów, usług i kontrahentów, co usprawnia wystawianie faktur. Wystawione dokumenty są automatycznie zapisywane w kartotekach oraz uwzględniane w ewidencjach, z możliwością dalszej modyfikacji tych ostatnich. Kolejny moduł pozwala zarządzać magazynem firmy. System pozwala prowadzić ewidencję w tym zakresie, a więc wystawiać dokumenty magazynowe oraz uaktualniać stan magazynu. System ułatwia też prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów oraz sporządzanie deklaracji podatkowych. Moduły są wzajemnie powiązane, a dane wprowadzane w jednym z nich są uwzględniane w innych, co znacznie usprawnia pracę. Wystawiane dokumenty są automatycznie przekazywane do KPiR, inne przychody i rozchody można wprowadzić w oddzielnych formularzach. System daje też możliwość sporządzenia remanentu i zestawień podatkowych.

Szeroki wachlarz funkcji ułatwia samodzielne prowadzenie ksiąg również początkującym przedsiębiorcom. System jest przyjazny i łatwy w obsłudze. Formularze mają przejrzysty format. Dla ułatwienia pracy z dokumentacją można je wydrukować zaraz po wystawieniu bądź w dowolnym momencie poprzez dostęp w kartotece, można wysyłać je mailem ze swojego konta w systemie za pomocą kilku kliknięć, bez potrzeby korzystania z innych kont mailowych. Gotowe zestawienia można eksportować do programu Excel. Poza tym, godnym uwagi rozwiązaniem jest tzw. wielodostęp, czyli możliwość obsługi kolejnego stanowiska bez potrzeby zakładania kolejnego konta. Nowa osoba (kolejny użytkownik) może logować się do systemu za pomocą własnego loginu i hasła i samodzielnie wystawiać faktury (w zależności od opcji, może mieć też wgląd we wszystkie kartoteki).

Wsparcie informacyjno-techniczne

System jest prosty w obsłudze. Bardzo wygodną propozycją, ułatwiającą zapoznanie się z systemem jest możliwość darmowego testowania systemu przez 3 miesiące. Założone konto udostępnia pełną funkcjonalność od momentu rejestracji. Można więc samemu sprawdzić, czy proponowana przez twórców projektu funkcjonalność nam odpowiada, a w razie pozytywnej oceny systemu po prostu wykupić dostęp do potrzebnych nam modułów. Wprowadzone w czasie okresu promocyjnego dane są nadal dostępne.

Poza tym warto zwrócić uwagę na obsługę informacyjno-techniczną. Nie każdy system  udostępnia  wsparcie po-sprzedażowe, nie każdy robi to bez ponoszenia dodatkowych opłat. W przypadku systemu szybkafaktura.pl aktywnie działa Biuro Obsługi Klienta. Pracownicy w sposób przyjazny odpowiadają na pytania i wątpliwości oraz udzielają pomocy w razie trudności przy obsłudze systemu. Obsługa techniczna uwzględniona jest w płatnościach abonamentowych.

Również zaplecze informacyjne działa sprawnie: regularnie wysyłane są informacje o nowych promocjach, o zbliżającym się końcu okresu ważności któregoś z modułów czy przypominające o zaległej opłacie.

Współpraca z rekomendowanymi biurami rachunkowymi w ramach Ogólnopolskiego Internetowego Biura Rachunkowego

Nie każdy nowy przedsiębiorca, nawet po przestudiowaniu dużej ilości publikacji dotyczących prowadzenia firmy, czuje się na siłach samodzielnie prowadzić księgowość swojego przedsiębiorstwa. Niektórzy wolą od razu przekazać to zadanie w ręce profesjonalnych księgowych. Dla tych osób szybkafaktura.pl przewiduje możliwość nawiązania współpracy z wybranym przez klienta biurem rachunkowym i prowadzenie księgowości przez to biuro już od 100 zł miesięcznie. Aktualnie w projekcie uczestniczy około 30 biur rachunkowych z całej Polski. Jest to kolejne wyróżniające ten system rozwiązanie. Niektóre systemy proponują swoje własne biuro rachunkowe, jednak - co widać w opiniach internautów -jest to z reguły jedno biuro zatrudniające  księgowych, którzy obsługują zdalnie duże ilości użytkowników systemu. Szybkafaktura.pl postanowiła nawiązać współpracę z profesjonalnymi  biurami rachunkowymi z całej Polski. Biura te, mając doświadczenia zdobyte podczas tradycyjnej obsługi księgowej, chętnie podejmują się obsługi zdalnej za pomocą platformy B2B, którą dostarcza szybkafaktura.pl. Platforma wymiany informacji na gruncie klient-biuro rachunkowe oferuje trzy warianty współpracy z biurem: zależnie od modelu dokumenty zakupowe wprowadza biuro, klient, bądź obie strony, a przekazanie dokumentów odbywa się tradycyjnie bądź w formie elektronicznej. Można więc przejrzeć listę biur, jaką proponują operatorzy systemu, wybrać jedno z nich i nawiązać z nim współpracę bez względu na lokalizację. Korzystanie ze wspólnej platformy znacznie usprawnia przepływ dokumentów i korespondencję z biurem oraz pozwala na bieżąco monitorować pracę swojego księgowego.

Zalety systemu

System szybkafaktura.pl jest ciekawym rozwiązaniem dla firm. Posiada szeroką funkcjonalność, która nadal się rozwija, proponuje szeroki wachlarz usług związanych z funkcjonowaniem firmy i wychodzących poza prowadzenie księgowości, daje możliwość darmowego przetestowania sprawności systemu oraz zapewnia wsparcie techniczne od momentu rejestracji. Na koniec niewątpliwą zaletą jest jego niewielka cena. Opłaty wynoszą już od 8 zł (netto) za miesiąc za moduł podstawowy a opłaty za kolejne moduły (KPiR lub Magazyn) wynoszą tylko kolejne 7 i 6 zł. Dodatkowo operatorzy proponują rabaty, w myśl zasady: „Opłać na dłużej, a zaoszczędzisz”. To sprawia, że jest to system, który warto polecić osobom, które chcą usprawnić działanie swojej firmy.